ОФИС ЗАВТРАШНЕГО ДНЯ
Современные тенденции в организации офисных пространств

Современный офис невозможно представить без новейших технологий, максимально облегчающих быт и, как следствие, работу сотрудников. Но это и не просто система датчиков, обеспечивающих безопасность и комфорт, — это единый тщательно продуманный организм.

Умный и современный офис представляет собой интеллектуальную экосистему, которая опирается на ряд интеллектуальных устройств, отслеживающих, контролирующих различные операции и условия работы и управляющих ими. Идея умного офиса такова, что за счет определенных алгоритмов и с помощью системы управления устанавливается оптимальная зона для работы того или иного сотрудника в его кабинете, офисе, коворкинге.

«Сюда входит система управления освещением, система управления вентиляцией, кондиционированием, доступом в офис, управления аудиоустройствами, если это необходимо. Суть умной системы заключается не в том, чтобы мы могли нажать кнопочку и все заработало, а в том, чтобы мы могли ничего не делать и все работало благодаря заранее установленным настройкам», — отмечает Павел Кочуров.

По его словам, в 21-м веке все должно быть прописано на уровне алгоритмов. И есть несколько составляющих, отличающих современный офис:

1. Повышенное внимание вопросам безопасности. Камеры видеонаблюдения, охранные и пожарные датчики, системы контроля доступа помогают сделать жизнь в офисе более прозрачной и безопасной.
2. Экономия энергии. Автоматическое регулирование освещения и отопления в офисе помогает более эффективно использовать энергоресурсы и сокращать расходы.
3. Эффективные бизнес-операции. Использование современных решений и устройств упрощает или полностью автоматизирует множество рутинных задач, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных из них.
4. Комфортная рабочая среда. Контроль температуры и влажности на рабочем месте позволяет сотрудникам индивидуально адаптировать внешние условия к своим предпочтениям.

«Наши системы, внедряемые в офисные пространства, могут работать по разным сценариям, заложенным в контроллер. Каждый элемент системы может работать как автономно, так и в связке с остальными по определенному сценарию. Все это приводит к повышению производительности труда сотрудников, делает их труд более комфортным, а значит, и более продуктивным», — уверен Павел Кочуров.

По его словам, можно заложить сценарий на конкретное событие или действие. К примеру, в конце дня, если сотрудник задержался в определенном помещении, освещение в других местах автоматически отключается. И если он решил сходить за чаем или кофе, основной свет будет включаться только в местах его передвижений. Такую систему специалисты компании «Портал-Автоматика» могут установить с привязкой как к датчикам движения, так и к датчикам звука. Управлять офисом можно дистанционно с помощью приложения на мобильном устройстве.

Поставщики решений для «умного» офиса могут оборудовать рабочее пространство сенсорами и датчиками, следящими за температурой, загруженностью помещений, светом и другими параметрами. Система контроля климата отвечает за комфортную атмосферу. Датчики помогают следить за температурой в помещении, влажностью, количеством кислорода. Если в офисе стало слишком душно, система включит кондиционер. А затем выключит его, чтобы сохранить нормальную температуру и не расходовать электроэнергию.

Работа в офисе стала мобильной. На первое место сегодня выходят продукты и решения, которые позволяют сократить затраты как можно скорее, здесь и сейчас, при этом не замедляя и не нарушая качества бизнес-процессов внутри компании.

Так, важной составляющей современного и технологичного офиса можно назвать системы электронного документооборота (СЭД). Они существенно ускоряют процессы согласования документов.

Еще одно современное решение — облачные хранилища. Облака превращают обычный рабочий стол в «умный», упрощают и автоматизируют рабочие процессы, поэтому их внедряют многие компании. По данным экспертов, в 2022 году бизнес будет тратить более 30% IT-бюджета на облачные решения. И чаще всего компании будут покупать программы для работы сотрудников.

Здесь пользователю доступны доски с задачами, календари для планирования встреч, почта и чаты для общения сотрудников и взаимодействия с клиентами, встроенная CRM-система для отдела продаж, конструкторы сайтов для контент-отдела, диск и другие функции.

Еще одна важная составляющая офиса — система для онлайн-конференций. «Умной» системой можно управлять с помощью приложения. Если настроить сценарий, то при нажатии одной кнопки переговорная комната подготовится для совещания: включится видеостена, индивидуальные панели для сотрудников, микрофоны и камеры, закроются шторы. при этом вся конфиденциальная информация может быть открыта участникам встречи и скрыта для остальных.

К современному офису предъявляется множество требований. Уже недостаточно поставить стол, стул и назвать это рабочим местом. Сейчас к вопросу подходят комплексно, учитывая все: эргономику, освещенность, дизайн помещения, зоны отдыха и даже просто уют. Все больше компаний отдают предпочтение расслабленной офисной атмосфере, способствующей эффективной работе, а не строгим вариантам организации рабочего пространства. Многие заботятся и о здоровье сотрудников, понимая, что здоровый сотрудник с хорошим настроением — это выгодно.

Весь комплекс декоративных отделочных материалов производит группа компаний «Стена».

И действительно, сегодня многие офисы проходят «зеленую» сертификацию по одной из общепризнанных систем — британской BREEAM (Брим), американской LEED (Лид), немецкой DGNB (Диджиэнби). Повышенное внимание стало уделяться именно комфорту и безопасности. Понятие «умный офис» связывается не только с искусственным интеллектом и энергоэффективными решениями для сбережения ресурсов, но и с целым набором стратегий, способствующих эффективной здоровый работе и выработке у сотрудников инновационных и творческих подходов к работе.

«Мы поставили для себя задачу производить материалы, которые бы несли не только эстетическую и защитную функцию, но еще и иммуностабилизирующую, оздоравливающую, в том числе психологически. Так, например, давно доказано: цвет существенно влияет на психическое состояние человека, и при необходимости мы подсказываем цветовую гамму своим клиентам. Более того, мы делаем краску с наносеребром, которое производим сами. Краска сертифицирована и единственная в стране имеет российский знак качества, испытана и рекомендована институтом имени Гамалеи. На ее поверхности не живут вирусы и бактерии на протяжении всего срока эксплуатации стен. Достаточно покрасить один раз и бактериологический фон станет меньше», — отмечает Андрей Овчинников.

Использование бактерицидных добавок, основой которых выступают наночастицы серебра, — одна из современных перспективных разработок и сильнейших существующих на планете естественных защит от патогенов. Наносеребро безопасно и не несет вред людям.

Кроме того, при отделке современного офиса часто используется фотокаталитическая воздухоочищающая краска. При движении воздуха в офисе происходит его естественная очистка от выхлопных газов, фенолов, бензолов и других вредных для человеческого организма химических соединений.

За почти тридцатилетнюю историю группа компаний «Стена» зарекомендовала себя как инновационная компания, которая предлагает новинки в области современных строительных технологий и материалов. «Сегодня разработана и активно реализуется философия экологичного пространства, реализованная в линейке наномодифицированных материалов PAINTTECH (Пэинтек), которая объединяет материалы для строительства и решения различных специальных технических задач. Материалы с наномодификаторами обладают улучшенными эксплуатационными свойствами. Теперь отделочные материалы защищают от вирусов, бактерий, микробов, ультрафиолета, излучений, обладают повышенной износостойкостью», — рассказал Андрей Овчинников.

Таким образом, в тренде остается включение природных элементов в интерьер офиса. Достаточное количество экологичных и современных качественных материалов сказываются на физическом и ментальном здоровье сотрудников, а в результате и их трудоспособности.

Умные решения для офиса помогают освободить рабочее пространство путем оптимизации его использования. На сегодняшний день, по словам экспертов, на рынке наблюдается три главных тенденции.

Во-первых, новый популярный формат — «смарт-офис». Это максимально подвижный вариант рабочего места. Не просто коворкинг, а коворкинг, который подстраивается под нужды пользователя. И делает это ровно столько времени, сколько необходимо.

Одним из лидеров на рынке мобильных рабочих мест является гипермаркет «Экспресс Офис». Он зарекомендовал себя как надежный поставщик качественных товаров. Благодаря прямым договорам с мебельными фабриками, постоянному наличию товаров на складе и широкой сети филиалов, крупные компании и небольшие фирмы могут быстро, стильно и недорого обустроить свой офис в соответствии с последними тенденциями, а главное — с поставленными задачами.

«Во-вторых, работа в кабинетах сегодня уступает место работе в командах, поэтому в качестве основных современных тенденций я бы отметил многоцелевые рабочие пространства или open space и гибкость рабочих пространств и share-desk. Кабинеты заменяет свободная рассадка, при которой нет назначенных мест. Фиксированные рабочие места начинают уступать место унифицированной концепции. Современную рабочую мебель и оборудование можно соединять, настраивать, оперативно персонифицировать, складывать, перемещать», — рассказал Александр Шульгин, руководитель франчайзи «Экспресс Офис» Ижевск.

И третий тренд в организации современного офисного пространства заключается в том, что в связи с возрастающим объемом информации и стресса компании стараются организовывать комнаты для сброса усталости и восстановления креативного восприятия. Например, многие организуют пространства для игры в настольный теннис и настольный футбол, зоны отдыха, кофе-зоны. В них могут располагаться диваны или мягкие кресла.

Дизайн офиса совместно с его функциональностью — важные составляющие HR-бренда компаний. Исследования, проведенные рекрутинговыми агентствами, показывают — оставить команды на удаленке и полностью отказаться от офиса готовы лишь 16% российских работодателей. Остальные отдают приоритет совмещению форматов.

Основной тренд в современном дизайне офиса — объединение пространства. Open plan office, или офис открытого типа, — планировка, при которой отсутствуют стены как таковые. Исключением могут стать только кабинеты руководителей — легкая стеклянная перегородка.

По ее словам, лофтовая тематика, которая была мегапопулярна еще некоторое время назад, сохраняется, но уже не так активно, как раньше. Сегодня более популярны минималистичные решения. Офис в стиле минимализма позволяет в любое время перепланировать пространство. Для этого используются перегородки, отделяющие сотрудников друг от друга и несущие определенную декоративную нагрузку.

Таким образом, основа сегодняшних дизайнерских решений — небольшие грамотно организованные пространства, которые можно составлять в разные комбинации.

Набирающий популярность формат в Удмуртии — это коворкинг. На рынке коммерческой недвижимости региона этот тренд активно развивается. Так, в Ижевске в прошлом году открылось креативное пространство SkyWork (Скай Уорк) площадью 500 кв. м — локация в 200 кв. м на первом этаже и свободная площадь 300 кв. м на 12-м этаже — общей вместимостью 50 рабочих мест. По словам инвестора Олега Брысина, коворкинг от группы предприятий ZRV (ЗиЭрВи) рассчитан на фрилансеров, проектные команды, малый и средний бизнес. А подготовка площадки осуществляется под конкретную компанию.

Аренда кабинета в смарт-офисе в такой версии обходится значительно дешевле, чем при выборе обычного офисного помещения. Пространство SkyWork включает переговорную комнату для деловых встреч и бизнес-коммуникаций; конференц-зал для проведения мастер-классов и презентаций; звукоизолированную Skype room (скайп-комнату); бар с системой караоке АST-50 и зоной отдыха. Для клиентов коворкинга SkyWork доступна услуга «Виртуальный офис».

В коворкингах и гибких офисах отмечается тренд на качество обстановки, чистый воздух и системы вентиляции. «В нашем пространстве задействованы современные вентиляционные установки с рекуперацией, действуют системы кондиционирования и кварцевые очистители воздуха, созданы зеленые лаундж-зоны из живых растений для ценителей экологичности и чистого воздуха. Осуществляем контроль качества воздуха по шести параметрам. Мы приветствуем свежесть мысли, привлекаем в коворкинг экспертов из разных областей», — рассказывает Олег Брысин.

Пространство коворкинга создано для резидентов с возможностью работать в нескольких зонах, меняя обстановку в течение дня. Это дарит предпринимателю возможность «переключиться» и развить креативное мышление.