ОФИС ЗАВТРАШНЕГО ДНЯ
Современные тенденции в организации офисных пространств

Развитие технологий отражается на всех сферах ведения бизнеса. Меняются бизнес-процессы, ритм работы, приоритетные задачи. Каким должно быть рабочее пространство, чтобы соответствовать всем этим изменениям? О том, что такое современный офис, какие параметры делают его таковым и какие новые возможности получают его сотрудники, «Ъ-Удмуртия» узнал у экспертов.
Развитие технологий отражается на всех сферах ведения бизнеса. Меняются бизнес-процессы, ритм работы, приоритетные задачи. Каким должно быть рабочее пространство, чтобы соответствовать всем этим изменениям? О том, что такое современный офис, какие параметры делают его таковым и какие новые возможности получают его сотрудники, «Ъ-Удмуртия» узнал у экспертов.
Автономная работа
Современный офис невозможно представить без новейших технологий, максимально облегчающих быт и, как следствие, работу сотрудников. Но это и не просто система датчиков, обеспечивающих безопасность и комфорт, — это единый тщательно продуманный организм.
Директор компании «Портал-Автоматика»
Павел Кочуров
«Офис — это место, где мы проводим большую часть жизни. Он должен включать в себя все новейшие технологии, которые облегчали бы нашу работу и времяпровождение, а не усложняли. Должна быть зона отдыха, доступная и понятная пропускная система, настроенные датчики движения для включения освещения».
Умный и современный офис представляет собой интеллектуальную экосистему, которая опирается на ряд интеллектуальных устройств, отслеживающих, контролирующих различные операции и условия работы и управляющих ими. Идея умного офиса такова, что за счет определенных алгоритмов и с помощью системы управления устанавливается оптимальная зона для работы того или иного сотрудника в его кабинете, офисе, коворкинге.

«Сюда входит система управления освещением, система управления вентиляцией, кондиционированием, доступом в офис, управления аудиоустройствами, если это необходимо. Суть умной системы заключается не в том, чтобы мы могли нажать кнопочку и все заработало, а в том, чтобы мы могли ничего не делать и все работало благодаря заранее установленным настройкам», — отмечает Павел Кочуров.

По его словам, в 21-м веке все должно быть прописано на уровне алгоритмов. И есть несколько составляющих, отличающих современный офис:

  1. Повышенное внимание вопросам безопасности. Камеры видеонаблюдения, охранные и пожарные датчики, системы контроля доступа помогают сделать жизнь в офисе более прозрачной и безопасной.
  2. Экономия энергии. Автоматическое регулирование освещения и отопления в офисе помогает более эффективно использовать энергоресурсы и сокращать расходы.
  3. Эффективные бизнес-операции. Использование современных решений и устройств упрощает или полностью автоматизирует множество рутинных задач, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных из них.
  4. Комфортная рабочая среда. Контроль температуры и влажности на рабочем месте позволяет сотрудникам индивидуально адаптировать внешние условия к своим предпочтениям.

«Наши системы, внедряемые в офисные пространства, могут работать по разным сценариям, заложенным в контроллер. Каждый элемент системы может работать как автономно, так и в связке с остальными по определенному сценарию. Все это приводит к повышению производительности труда сотрудников, делает их труд более комфортным, а значит, и более продуктивным», — уверен Павел Кочуров.

По его словам, можно заложить сценарий на конкретное событие или действие. К примеру, в конце дня, если сотрудник задержался в определенном помещении, освещение в других местах автоматически отключается. И если он решил сходить за чаем или кофе, основной свет будет включаться только в местах его передвижений. Такую систему специалисты компании «Портал-Автоматика» могут установить с привязкой как к датчикам движения, так и к датчикам звука. Управлять офисом можно дистанционно с помощью приложения на мобильном устройстве.
Поставщики решений для «умного» офиса могут оборудовать рабочее пространство сенсорами и датчиками, следящими за температурой, загруженностью помещений, светом и другими параметрами. Система контроля климата отвечает за комфортную атмосферу. Датчики помогают следить за температурой в помещении, влажностью, количеством кислорода. Если в офисе стало слишком душно, система включит кондиционер. А затем выключит его, чтобы сохранить нормальную температуру и не расходовать электроэнергию.
Машинный интеллект
Работа в офисе стала мобильной. На первое место сегодня выходят продукты и решения, которые позволяют сократить затраты как можно скорее, здесь и сейчас, при этом не замедляя и не нарушая качества бизнес-процессов внутри компании.

Так, важной составляющей современного и технологичного офиса можно назвать системы электронного документооборота (СЭД). Они существенно ускоряют процессы согласования документов.
Руководитель проектов компании ООО «Интеллект Лаб»
Михаил Якунчихин
«Программы электронного документооборота могут на 80% снизить трудоемкость массовой обработки документов. Они автоматизируют работу с первичными документами для бухгалтерии, закупок, налогового департамента. Для документов автоматически определяется маршрут согласования и исполнитель. Номенклатура каждой компании уникальна. Большая часть времени обработки документа уходит на сопоставление строк с заказом на приобретение. Машинный же интеллект выполняет эту задачу автоматически. Высокая точность снижает нагрузку на сотрудников компании».
Еще одно современное решение — облачные хранилища. Облака превращают обычный рабочий стол в «умный», упрощают и автоматизируют рабочие процессы, поэтому их внедряют многие компании. По данным экспертов, в 2022 году бизнес будет тратить более 30% IT-бюджета на облачные решения. И чаще всего компании будут покупать программы для работы сотрудников.

Здесь пользователю доступны доски с задачами, календари для планирования встреч, почта и чаты для общения сотрудников и взаимодействия с клиентами, встроенная CRM-система для отдела продаж, конструкторы сайтов для контент-отдела, диск и другие функции.

Еще одна важная составляющая офиса — система для онлайн-конференций. «Умной» системой можно управлять с помощью приложения. Если настроить сценарий, то при нажатии одной кнопки переговорная комната подготовится для совещания: включится видеостена, индивидуальные панели для сотрудников, микрофоны и камеры, закроются шторы. при этом вся конфиденциальная информация может быть открыта участникам встречи и скрыта для остальных.
Комфорт, здоровье и безопасность
К современному офису предъявляется множество требований. Уже недостаточно поставить стол, стул и назвать это рабочим местом. Сейчас к вопросу подходят комплексно, учитывая все: эргономику, освещенность, дизайн помещения, зоны отдыха и даже просто уют. Все больше компаний отдают предпочтение расслабленной офисной атмосфере, способствующей эффективной работе, а не строгим вариантам организации рабочего пространства. Многие заботятся и о здоровье сотрудников, понимая, что здоровый сотрудник с хорошим настроением — это выгодно.

Весь комплекс декоративных отделочных материалов производит группа компаний «Стена».
Директор группы компаний «Стена»
Андрей Овчинников
«Наша миссия — производить только качественные лакокрасочные материалы. Сегодня по всему миру наблюдается всплеск интереса к организации пространства по принципу экологичности. Появляется все больше социально ответственных людей и предприятий, которые думают о том, что они оставят своим детям. А компании строят и сдают офисы класса А, А+. Это весьма чистые и продуманные пространства, в которых реально очень хорошо дышится».
И действительно, сегодня многие офисы проходят «зеленую» сертификацию по одной из общепризнанных систем — британской BREEAM (Брим), американской LEED (Лид), немецкой DGNB (Диджиэнби). Повышенное внимание стало уделяться именно комфорту и безопасности. Понятие «умный офис» связывается не только с искусственным интеллектом и энергоэффективными решениями для сбережения ресурсов, но и с целым набором стратегий, способствующих эффективной здоровый работе и выработке у сотрудников инновационных и творческих подходов к работе.
«Мы поставили для себя задачу производить материалы, которые бы несли не только эстетическую и защитную функцию, но еще и иммуностабилизирующую, оздоравливающую, в том числе психологически. Так, например, давно доказано: цвет существенно влияет на психическое состояние человека, и при необходимости мы подсказываем цветовую гамму своим клиентам. Более того, мы делаем краску с наносеребром, которое производим сами. Краска сертифицирована и единственная в стране имеет российский знак качества, испытана и рекомендована институтом имени Гамалеи. На ее поверхности не живут вирусы и бактерии на протяжении всего срока эксплуатации стен. Достаточно покрасить один раз и бактериологический фон станет меньше», — отмечает Андрей Овчинников.

Использование бактерицидных добавок, основой которых выступают наночастицы серебра, — одна из современных перспективных разработок и сильнейших существующих на планете естественных защит от патогенов. Наносеребро безопасно и не несет вред людям.

Кроме того, при отделке современного офиса часто используется фотокаталитическая воздухоочищающая краска. При движении воздуха в офисе происходит его естественная очистка от выхлопных газов, фенолов, бензолов и других вредных для человеческого организма химических соединений.

За почти тридцатилетнюю историю группа компаний «Стена» зарекомендовала себя как инновационная компания, которая предлагает новинки в области современных строительных технологий и материалов. «Сегодня разработана и активно реализуется философия экологичного пространства, реализованная в линейке наномодифицированных материалов PAINTTECH (Пэинтек), которая объединяет материалы для строительства и решения различных специальных технических задач. Материалы с наномодификаторами обладают улучшенными эксплуатационными свойствами. Теперь отделочные материалы защищают от вирусов, бактерий, микробов, ультрафиолета, излучений, обладают повышенной износостойкостью», — рассказал Андрей Овчинников.

Таким образом, в тренде остается включение природных элементов в интерьер офиса. Достаточное количество экологичных и современных качественных материалов сказываются на физическом и ментальном здоровье сотрудников, а в результате и их трудоспособности.
Современная классика
Умные решения для офиса помогают освободить рабочее пространство путем оптимизации его использования. На сегодняшний день, по словам экспертов, на рынке наблюдается три главных тенденции.

Во-первых, новый популярный формат — «смарт-офис». Это максимально подвижный вариант рабочего места. Не просто коворкинг, а коворкинг, который подстраивается под нужды пользователя. И делает это ровно столько времени, сколько необходимо.

Одним из лидеров на рынке мобильных рабочих мест является гипермаркет «Экспресс Офис». Он зарекомендовал себя как надежный поставщик качественных товаров. Благодаря прямым договорам с мебельными фабриками, постоянному наличию товаров на складе и широкой сети филиалов, крупные компании и небольшие фирмы могут быстро, стильно и недорого обустроить свой офис в соответствии с последними тенденциями, а главное — с поставленными задачами.

«Во-вторых, работа в кабинетах сегодня уступает место работе в командах, поэтому в качестве основных современных тенденций я бы отметил многоцелевые рабочие пространства или open space и гибкость рабочих пространств и share-desk. Кабинеты заменяет свободная рассадка, при которой нет назначенных мест. Фиксированные рабочие места начинают уступать место унифицированной концепции. Современную рабочую мебель и оборудование можно соединять, настраивать, оперативно персонифицировать, складывать, перемещать», — рассказал Александр Шульгин, руководитель франчайзи «Экспресс Офис» Ижевск.

И третий тренд в организации современного офисного пространства заключается в том, что в связи с возрастающим объемом информации и стресса компании стараются организовывать комнаты для сброса усталости и восстановления креативного восприятия. Например, многие организуют пространства для игры в настольный теннис и настольный футбол, зоны отдыха, кофе-зоны. В них могут располагаться диваны или мягкие кресла.
Руководитель франчайзи «Экспресс Офис» Ижевск
Александр Шульгин
«Все эти задачи мы решаем совместно с руководителями компаний и можем заполнить любое офисное пространство в любом стиле, как смарт-офисы, так и классические варианты. Базовый принцип нашей работы — минимальная рыночная цена на всю мебель для офиса. Поставку офисной мебели клиентам в минимальные сроки от 24 часов мы можем гарантировать благодаря собственной складской программе, слаженной деятельности логистического центра и автопарку «Экспресс офиса».
Дизайн в стиле минимализма
Дизайн офиса совместно с его функциональностью — важные составляющие HR-бренда компаний. Исследования, проведенные рекрутинговыми агентствами, показывают — оставить команды на удаленке и полностью отказаться от офиса готовы лишь 16% российских работодателей. Остальные отдают приоритет совмещению форматов.

Основной тренд в современном дизайне офиса — объединение пространства. Open plan office, или офис открытого типа, — планировка, при которой отсутствуют стены как таковые. Исключением могут стать только кабинеты руководителей — легкая стеклянная перегородка.
Дизайнер интерьеров
Валентина Космина
«При такой организации очень важно уделить особое внимание освещению. Поскольку освещение одного конкретного места не предусматривается, то, как правило, чаще используют диодные светильники и подсветки с точным просчетом яркости всего большого пространства. Если будет очень ярко — глаз быстро устанет, если тускло — работнику тоже будет некомфортно. По максимуму следует использовать солнечный свет. Как правило, в интерьере сегодня преимущество отдается светлым стенам с несколькими яркими пятнами для акцентов. Поскольку в приоритете опен-спейс, то необходима организация отдельных комнат для релакса или просто отдыха».
По ее словам, лофтовая тематика, которая была мегапопулярна еще некоторое время назад, сохраняется, но уже не так активно, как раньше. Сегодня более популярны минималистичные решения. Офис в стиле минимализма позволяет в любое время перепланировать пространство. Для этого используются перегородки, отделяющие сотрудников друг от друга и несущие определенную декоративную нагрузку.

Таким образом, основа сегодняшних дизайнерских решений — небольшие грамотно организованные пространства, которые можно составлять в разные комбинации.
Чистый воздух и здоровье
Набирающий популярность формат в Удмуртии — это коворкинг. На рынке коммерческой недвижимости региона этот тренд активно развивается. Так, в Ижевске в прошлом году открылось креативное пространство SkyWork (Скай Уорк) площадью 500 кв. м — локация в 200 кв. м на первом этаже и свободная площадь 300 кв. м на 12-м этаже — общей вместимостью 50 рабочих мест. По словам инвестора Олега Брысина, коворкинг от группы предприятий ZRV (ЗиЭрВи) рассчитан на фрилансеров, проектные команды, малый и средний бизнес. А подготовка площадки осуществляется под конкретную компанию.
Инвестор, владелец коворкинга SkyWork
Олег Брысин
«В Удмуртии этот формат только зарождается. В чем плюсы коворкинга? В нем бизнес, не отвлекаясь на многие бытовые и технические моменты, может сосредоточиться над решением своих деловых задач. Формат удобен для крупных консалтинговых компаний, обслуживающих бизнес-процессы, работающих в юридической, финансовой сферах или в сфере ИТ».
Аренда кабинета в смарт-офисе в такой версии обходится значительно дешевле, чем при выборе обычного офисного помещения. Пространство SkyWork включает переговорную комнату для деловых встреч и бизнес-коммуникаций; конференц-зал для проведения мастер-классов и презентаций; звукоизолированную Skype room (скайп-комнату); бар с системой караоке АST-50 и зоной отдыха. Для клиентов коворкинга SkyWork доступна услуга «Виртуальный офис».

В коворкингах и гибких офисах отмечается тренд на качество обстановки, чистый воздух и системы вентиляции. «В нашем пространстве задействованы современные вентиляционные установки с рекуперацией, действуют системы кондиционирования и кварцевые очистители воздуха, созданы зеленые лаундж-зоны из живых растений для ценителей экологичности и чистого воздуха. Осуществляем контроль качества воздуха по шести параметрам. Мы приветствуем свежесть мысли, привлекаем в коворкинг экспертов из разных областей», — рассказывает Олег Брысин.
Пространство коворкинга создано для резидентов с возможностью работать в нескольких зонах, меняя обстановку в течение дня. Это дарит предпринимателю возможность «переключиться» и развить креативное мышление.
Партнерский проект
Над проектом работали:
Евгения Перевощикова — автор текста
Сергей Березин — дизайнер проекта
Светлана Филатова — руководитель отдела проектов, тел. 8 905 875−80−20
Кристина Поварницына — менеджер отдела проектов, тел. 8 912 014−56−34